El 16 de septiembre de 2026 ISO publicó la nueva versión de ISO 9001, la primera revisión de la norma en once años. Hace un mes de eso y la mayoría de las entidades públicas colombianas no se ha enterado, por una razón entendible: desde 2017 esta norma dejó de ser de obligatorio cumplimiento en el sector público. Pero la pregunta que hay que resolver no es si obliga, sino qué decide su entidad antes de septiembre de 2029.
Qué se publicó exactamente
ISO 9001:2026 reemplaza a ISO 9001:2015. No es una norma nueva ni un replanteamiento: la estructura se mantiene, los capítulos 4 a 10 siguen siendo los mismos y un sistema de gestión maduro no se rehace. La propia ISO describe la edición como una evolución natural para quien ya venía trabajando con la versión anterior.
Lo que sí cambia es el énfasis. La nueva edición adopta la versión más reciente de la estructura armonizada, la que comparten todas las normas ISO de sistemas de gestión, e incorpora una sección de orientación nueva para ayudar a aplicar los requisitos de forma consistente. Desde el 1 de octubre la norma está además disponible como contenido digital, en la primera entrega de ese formato por parte de ISO.
Los seis cambios, uno por uno
Conviene mirarlos por lo que generan, que es trabajo de registro. Tres de los seis van a producir evidencia que hoy su entidad probablemente no produce.
1. Cultura de la calidad y conducta ética
La alta dirección debe demostrar que promueve una cultura de calidad y un comportamiento ético, y las personas de la organización deben ser conscientes de ello. Deja de ser un valor declarado en la política de calidad para convertirse en algo que se evidencia. Es el cambio más difícil de documentar de los seis.
2. El cambio climático entra en el análisis del contexto
El capítulo 4 obliga a considerar si el cambio climático es una cuestión pertinente para la organización. Para una alcaldía con competencias en gestión del riesgo de desastres, o para una empresa de servicios públicos que depende de una cuenca, la respuesta rara vez va a ser que no.
3. Riesgos y oportunidades, separados
El capítulo 6.1 distingue con más claridad entre mitigar un riesgo y aprovechar una oportunidad. En la práctica obliga a que la matriz registre oportunidades y no solo amenazas, que es como está construida casi toda matriz que hemos visto. Si su entidad trabaja la matriz bajo ISO 31000, el ajuste es de criterio, no de herramienta.
4. Gestión del cambio con verificación
Ya no basta con planificar el cambio: hay que verificar su eficacia y revisar los resultados. Es el punto que más registros nuevos genera sobre una implementación que ya existe, porque obliga a volver sobre un cambio que se dio por terminado.
5. Conocimiento de la organización
Se refuerza la exigencia de identificar, conservar y poner a disposición el conocimiento necesario para operar los procesos. En el sector público colombiano, donde la rotación por período de gobierno es la norma y no la excepción, este es el requisito con mayor impacto real de los seis. Piense qué pasa en su entidad el día que se va la persona que sabía cómo se hacía algo.
6. Estructura armonizada y sección de orientación
Facilita integrar el sistema de calidad con ISO 14001, ISO 45001 o ISO 27001, porque los capítulos comunes quedan alineados. Si su organización sostiene más de una norma, este cambio es una oportunidad concreta: hacer la transición una sola vez sobre una base compartida en lugar de repetirla por sistema. Es exactamente el argumento del sistema integrado de gestión.
El plazo: qué aplica según el caso de su entidad
Aquí es donde más confusión hay, y la respuesta depende de una sola pregunta.
| Situación de su entidad | Qué le aplica |
|---|---|
| Certificada en ISO 9001:2015 | Su certificado conserva validez durante el periodo de transición de tres años, hasta septiembre de 2029. El organismo certificador define en qué auditoría se hace el cambio de versión. Conviene preguntárselo ahora y no en 2028, porque la agenda de los certificadores se congestiona al final de cada transición. |
| En proceso de certificación | Consulte con el organismo certificador contra qué versión lo van a auditar. Certificarse hoy contra la versión 2015 significa hacer la transición poco después. |
| No certificada | No hay plazo ni obligación derivada de la norma. Pero sí hay una razón para mirar los seis cambios, y la explicamos en el apartado siguiente. |
Si su entidad no está certificada, ¿esto le aplica?
Formalmente no. En la práctica, parcialmente sí, y por una vía distinta.
El Decreto 1499 de 2017 derogó la Ley 872 de 2003 y los artículos 15 a 23 de la Ley 489 de 1998, que sostenían el Sistema de Gestión de la Calidad obligatorio y la NTCGP 1000. Las certificaciones vigentes bajo NTCGP 1000:2009 se mantuvieron hasta su vencimiento y no se renovaron. Pero la exigencia no desapareció: se integró al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de modo que la gestión por procesos, la información documentada, la medición y la mejora se siguen exigiendo y se siguen evaluando en el autodiagnóstico y en el reporte anual. ISO 9001 quedó como norma voluntaria, pero siguió siendo la referencia técnica de cómo se hace bien.
Por eso dos de los seis cambios merecen atención aunque su entidad nunca vaya a certificarse. El de conocimiento de la organización apunta directamente a la dimensión de Gestión del Conocimiento y la Innovación de MIPG, que es una de las que peor se sostiene cuando cambia la administración. Y el de gestión del cambio con verificación de eficacia es el mismo criterio que debería aplicarse al cierre de las acciones del plan de mejoramiento: una acción no se cierra porque se venció el plazo, se cierra cuando se demuestra que funcionó.
Si quiere ver con detalle cómo se solapan ambos marcos y qué evidencia sirve para los dos, lo desarrollamos en ISO 9001 y MIPG: una sola evidencia, dos cumplimientos.
Qué hacer esta semana
Tres acciones concretas, en orden, ninguna de las cuales toma más de una mañana.
- Defina en qué caso está su entidad con la tabla de arriba. Si está certificada, escriba hoy mismo al organismo certificador y pregunte en qué auditoría aplicará la nueva versión. Esa respuesta determina su cronograma completo.
- Revise los dos requisitos que generan registros nuevos: gestión del cambio y conocimiento de la organización. Pregúntese si hoy podría demostrar, con un documento fechado, que verificó la eficacia del último cambio que hizo en un proceso. Si la respuesta es no, ahí está su primera brecha.
- Incorpore el cambio climático al análisis de contexto en la próxima revisión. No requiere un estudio: requiere que quede registrado si es pertinente para su organización y por qué.
Lo que no recomendamos es esperar a 2028. La transición no es técnicamente difícil, pero compite con el cierre de vigencia, con el reporte anual y con la agenda de un certificador que va a tener a todos sus clientes migrando al mismo tiempo.
Cómo lo resolvemos en SIICO
Los tres puntos donde esta revisión aprieta son justamente donde el papel se rompe: el control de versiones de los documentos, la verificación de eficacia antes de cerrar una acción, y el histórico que sobrevive al cambio de administración. El módulo de Calidad e ISO 9001 de SIICO administra los tres sobre la misma base que alimenta auditoría interna y planes de mejoramiento.
Preguntas frecuentes
¿Hay que recertificarse desde cero?
No. La transición se hace dentro del ciclo de certificación vigente, en la auditoría que defina el organismo certificador. El sistema no se rehace: se ajusta en los puntos que cambiaron.
¿Qué pasa con los documentos del sistema actual?
La mayoría siguen sirviendo. Los que hay que revisar son el análisis de contexto, por el cambio climático, el procedimiento de gestión del cambio, por la verificación de eficacia, y lo relacionado con conocimiento de la organización, que en muchos sistemas sencillamente no existe como documento.
¿La norma ya está disponible en español?
El texto oficial en español se adquiere a través de ICONTEC en Colombia o directamente de ISO. La adopción como norma técnica colombiana suele tomar un tiempo adicional después de la publicación internacional; conviene consultarlo con ICONTEC antes de planear una formación interna sobre el texto en español.
Somos una alcaldía pequeña y no estamos certificados. ¿Perdemos algo por no hacer nada?
Por la norma, no. Por MIPG, depende: los criterios de gestión por procesos, documentación controlada y mejora se siguen evaluando igual, y los dos requisitos reforzados que señalamos arriba son precisamente los que las entidades pequeñas sostienen peor, porque dependen de la memoria de una o dos personas.
¿Esto afecta a ISO 14001, 45001 o 27001?
No de forma directa, pero sí abre una oportunidad. Al adoptar la estructura armonizada más reciente, los capítulos comunes quedan mejor alineados entre normas. Si su organización sostiene varias, hacer la transición de forma integrada cuesta considerablemente menos que repetirla sistema por sistema.
Este contenido tiene carácter informativo y no sustituye la asesoría de su organismo certificador ni el texto oficial de las normas citadas. El texto de ISO 9001:2026 se adquiere a través de ICONTEC en Colombia o directamente de ISO.