Módulo SIICO · Calidad e ISO 9001
Desde 2017 la calidad se evidencia dentro de MIPG, todo el año
Y la evidencia hay que producirla en el momento en que ocurre, no reconstruirla la semana antes de la auditoría.
El Decreto 1499 de 2017 derogó la Ley 872 de 2003 y los artículos 15 a 23 de la Ley 489 de 1998, que sostenían el Sistema de Gestión de la Calidad obligatorio y la NTCGP 1000. Las certificaciones vigentes bajo NTCGP 1000:2009 se mantuvieron hasta su vencimiento y no se renovaron. La calidad no desapareció: el mismo decreto la integró al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de modo que la gestión por procesos, la información documentada, la medición y la mejora se exigen hoy desde MIPG y se evalúan en el autodiagnóstico y en el reporte anual. ISO 9001 quedó como norma voluntaria, pero siguió siendo la referencia técnica de cómo se hace bien.
Ese es el punto que suele pasarse por alto: al dejar de ser obligatoria la certificación, muchas entidades dejaron de mantener el sistema. La exigencia no se fue, cambió de nombre y de evaluador.
Es la primera revisión en once años. Refuerza la cultura de calidad y la conducta ética, incorpora el cambio climático al análisis del contexto, separa riesgos de oportunidades, exige verificar la eficacia de los cambios y fortalece la gestión del conocimiento organizacional. Los certificados bajo ISO 9001:2015 conservan validez durante el periodo de transición de tres años, hasta septiembre de 2029. Si su entidad está certificada, la planificación empieza ahora.
- 1Mapa de procesos de la entidad: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.
- 2Caracterización del proceso con objetivo, responsable, entradas, salidas, riesgos e indicadores en una sola vista.
- 3Documentos asociados con su versión vigente. Los obsoletos salen de circulación sin borrarse del histórico.
- 4Acciones abiertas que afectan al proceso, con responsable y fecha de vencimiento.
Qué cambia cuando el sistema está dentro del software
- El auditor encuentra la evidencia sin que nadie la busque Cada registro queda enlazado al proceso y al requisito que lo sustenta, con autor y fecha. La preparación de la auditoría deja de ser una semana de recopilación y pasa a ser una consulta.
- El documento que circula es siempre el vigente El control de versiones retira automáticamente los obsoletos de la circulación y los conserva en el histórico. Desaparece la situación de tener dos formatos distintos del mismo procedimiento en dos dependencias.
- Los objetivos de calidad tienen un número, no una intención Cada objetivo nace con indicador, meta, periodicidad y responsable, y el avance se lee del módulo de indicadores. Si el dato del periodo no se cargó, el responsable recibe la alerta antes del cierre, no después.
- La revisión por la dirección llega armada El acta se genera con las entradas que exige el capítulo 9.3 ya cargadas —estado de acciones previas, desempeño de procesos, satisfacción, hallazgos, riesgos y recursos— y cada decisión sale convertida en una acción con responsable.
- Una acción correctiva se cierra por eficacia, no por vencimiento El cierre exige el análisis de causa y la verificación posterior. Es la diferencia entre un plan de mejoramiento que reduce hallazgos y uno que los repite cada vigencia con otra redacción.
- El riesgo se registra una vez y sirve tres veces La misma matriz alimenta el capítulo 6.1 de ISO 9001, la dimensión de Control Interno de MIPG y el área de administración de riesgos del Programa de Transparencia y Ética Pública. No se transcribe tres veces.
Cómo se ve en la práctica
Tres movimientos, una sola fuente de verdad
Se levanta el sistema una vez
Se carga el mapa de procesos, se caracteriza cada proceso y se sube la documentación vigente con su código, versión y fecha de aprobación. A partir de ahí el sistema tiene un estado consultable, no una carpeta compartida.
La evidencia entra donde se produce
El responsable de cada proceso registra su indicador, adjunta el soporte y deja la fecha. Nadie recopila nada al final del trimestre porque no hay nada que recopilar: ya está adentro, con autor y marca de tiempo.
La auditoría y la mejora trabajan sobre lo registrado
El auditor interno arma el plan, registra los hallazgos contra el proceso y el requisito, y el informe sale con sus soportes enlazados. Cada hallazgo genera una acción con causa, responsable y verificación de eficacia antes del cierre.
Preguntas que llegan por el formulario
No estamos certificados en ISO 9001. ¿Nos sirve igual?
Sí, y de hecho es el caso más frecuente entre entidades públicas desde 2017. El módulo no está construido para conseguir un certificado sino para sostener el sistema: procesos caracterizados, documentación controlada, indicadores con dato y acciones que cierran. Eso es lo que evalúa MIPG, esté o no certificada la entidad. Si más adelante deciden certificarse, el sistema ya está en condiciones y el trabajo previo no se pierde. Y si la entidad maneja además otras normas —ambiental, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información— lo que corresponde es el sistema integrado de gestión, que comparte una sola base documental entre todas.
¿La publicación de ISO 9001:2026 nos obliga a cambiar algo ya?
Si la entidad no está certificada, no hay obligación ni plazo. Si lo está, los certificados emitidos bajo ISO 9001:2015 conservan validez durante la transición de tres años, hasta septiembre de 2029, y el organismo certificador define en qué auditoría se hace el cambio. En cualquiera de los dos casos, lo que conviene revisar ahora son los puntos reforzados: gestión del cambio con verificación de eficacia y conocimiento organizacional. Son los que más registros nuevos generan sobre un sistema ya implementado.
Ya tenemos todo en Word y Excel. ¿Hay que empezar de cero?
No. Los documentos se cargan tal como están y el módulo les asigna código, versión y estado; lo que cambia es el control, no el contenido. Los indicadores y el histórico de mediciones se migran desde las hojas de cálculo conservando las fechas originales, que es justamente lo que una auditoría pide demostrar. El levantamiento que sí exige trabajo es la caracterización de procesos, y se hace por etapas empezando por los misionales.
PGC S.A.S. ha sido un aliado estratégico clave en nuestra mejora institucional, y su acompañamiento ha sido sinónimo de compromiso, cercanía y calidad.
Adriana Lucía Naranjo PinedaProfesional Universitaria — Terminal de Transportes de Manizales
Módulos que se integran con Calidad
- Auditoría Interna Resuelve el capítulo 9.2 bajo ISO 19011: programa anual, plan por auditoría, lista de verificación e informe. Los hallazgos vuelven al proceso auditado y se convierten en acciones dentro del módulo de calidad.
- Gestión Documental Aporta las tablas de retención bajo la Ley 594 de 2000, de modo que la información documentada del capítulo 7.5 quede bajo los tiempos de conservación de la entidad y no en una carpeta sin criterio de archivo.
- Administración de Riesgos Entrega la matriz bajo ISO 31000 que exige el capítulo 6.1. El mismo registro sirve para calidad, para control interno y para el área de riesgos del Programa de Transparencia y Ética Pública.
Dónde encaja este módulo
- MIPG Es el marco que evalúa el Estado colombiano. La gestión por procesos y la información documentada que administra este módulo son las que responden por la dimensión de Gestión con Valores para Resultados y alimentan el reporte anual.
- Sistema Integrado de Gestión Si además de calidad la organización sostiene normas ambientales, de seguridad y salud en el trabajo o de seguridad de la información, la base documental y de procesos se comparte entre todas en lugar de duplicarse.
Fundamento normativo
- ISO 9001:2026 — Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. Publicada el 16 de septiembre de 2026, con un periodo de transición de tres años para los certificados emitidos bajo ISO 9001:2015.
- Decreto 1499 de 2017 — actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, integra el Sistema de Gestión con el Sistema de Control Interno y deroga la Ley 872 de 2003 y los artículos 15 a 23 de la Ley 489 de 1998.
- Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos, aplicable a la conservación de la información documentada del sistema.
- ISO 19011:2018 — Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, referencia del programa de auditoría interna.
- ISO 31000:2018 — Gestión del riesgo. Directrices, referencia de la matriz que alimenta el capítulo 6.1.