ISO 9001 y MIPG: integración con una sola evidencia

El artículo 2.2.22.3.4 del Decreto 1083 de 2015, tal como lo sustituyó el Decreto 1499 de 2017, dispone que las entidades de la Rama Ejecutiva, del orden nacional y territorial, adopten el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Muchas de ellas mantienen además un sistema de gestión de la calidad bajo ISO 9001, con sus propios registros y sus propias auditorías. Cuando los dos sistemas viven separados, la entidad produce dos veces la misma evidencia.

Dos marcos con orígenes distintos

El MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión pública, según el artículo 2.2.22.3.2 del Decreto 1083 de 2015. Opera mediante siete dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional del artículo 2.2.22.2.1 del mismo decreto.

ISO 9001 tiene otro origen. Es una norma técnica voluntaria: la entidad decide si la adopta y si certifica su sistema. El artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 integró en un solo Sistema de Gestión los sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, y dispuso que la Ley 872 de 2003 perdería vigencia cuando entrara en operación el MIPG, lo cual sucedió en 2017 con la expedición del Decreto 1499 de 2017. Desde entonces, la calidad forma parte del modelo. También, como consecuencia de la pérdida de vigencia de la ley base, dejaron de regir sus decretos reglamentarios y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009).

Dónde se solapan ISO 9001 y MIPG

El solapamiento no es total. ISO 9001 exige un sistema de gestión de la calidad; el MIPG exige, además, integridad, participación ciudadana y transparencia. Aun así, diez grupos de requisitos comparten evidencia. La tabla los relaciona.

Numeral ISO 9001 (base 2015)	Dimensión y política MIPG	Evidencia compartida	Dónde reposa
4.1 y 4.2 Contexto y partes interesadas	Direccionamiento Estratégico y Planeación · Planeación Institucional	Análisis de contexto, caracterización de grupos de valor, plan estratégico	Direccionamiento estratégico
4.3, 4.4 y 8.1 Alcance, procesos y control operacional	Gestión con Valores para Resultados · Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos	Mapa de procesos, caracterizaciones, procedimientos	Procesos y procedimientos
5.1.2 y 9.1.2 Enfoque al cliente y satisfacción	Gestión con Valores para Resultados · Servicio al Ciudadano	Informes de PQRSD, encuestas de percepción	Atención al ciudadano
5.2, 5.3 y 9.3 Política, roles y revisión por la dirección	Comité Institucional de Gestión y Desempeño (artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015)	Actas, acto administrativo de roles, informe de revisión	Direccionamiento estratégico
6.1 Riesgos y oportunidades [VERIFICAR numeración 2026]	Control Interno · Control Interno	Mapa de riesgos por proceso y su seguimiento	Gestión de riesgos
6.2 y 9.1.3 Objetivos, análisis y evaluación	Evaluación de Resultados · Seguimiento y evaluación del desempeño institucional	Indicadores por proceso, plan de acción, resultados de FURAG	Planeación y seguimiento
7.2 y 7.3 Competencia y toma de conciencia	Talento Humano · Talento Humano	Plan de capacitación, evaluaciones de desempeño, registros de inducción	Talento humano
7.5 Información documentada	Información y Comunicación · Gestión Documental	Listado maestro de documentos, tablas de retención documental	Gestión documental
9.2 Auditoría interna	Control Interno · Control Interno	Programa de auditoría e informes con sus hallazgos	Control interno
10.2 y 10.3 No conformidad y mejora	Control Interno · Planes de mejoramiento	Plan de mejoramiento consolidado y acciones correctivas	Control interno

Mapeo de referencia elaborado a partir de los textos de ambos marcos. La entidad debe validarlo contra su propio mapa de procesos.

Las filas con dos o tres numerales comparten una sola evidencia. Los numerales 6.2 y 9.1.3, por ejemplo, salen del mismo tablero de indicadores: uno lo usa para fijar objetivos y el otro para evaluar su cumplimiento. La segunda columna indica dónde el MIPG pide esa misma información.

Qué evidencias sirven para ambos

Una evidencia sirve para los dos marcos cuando describe un hecho del proceso, tiene responsable y fecha, y se puede trazar hasta el requisito. Cinco tipos de registro cumplen esas condiciones:

• Indicadores por proceso. Responden al numeral 9.1.3 y alimentan la dimensión de Evaluación de Resultados.
• Mapa de riesgos. Cubre el numeral 6.1 y la gestión de riesgos de la dimensión de Control Interno.
• Actas del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Sirven como revisión por la dirección (9.3) si tratan las entradas que ese numeral exige: estado de las acciones previas, resultados de auditorías, desempeño de los procesos y eficacia de las acciones sobre riesgos.
• Informes de auditoría. Un mismo informe atiende el numeral 9.2 y el seguimiento de Control Interno, si el equipo auditor cumple los criterios de competencia e imparcialidad de cada marco.
• Planes de mejoramiento. Un solo plan, con un solo estado, para las acciones de ambos sistemas.

Dónde no hay evidencia compartida

ISO 9001 pide control de las salidas no conformes (8.7) y evaluación de proveedores externos (8.4) con criterios propios. El MIPG pide evidencias de integridad, participación ciudadana y transparencia que ISO 9001 no contempla. Esos requisitos necesitan registros separados.

Cómo organizar el repositorio para no duplicar

El repositorio se organiza por proceso, no por marco. Cinco reglas evitan la duplicación:

1. Un registro por evidencia. Cada evidencia reposa en una sola ubicación, dentro del proceso que la genera, con un identificador único. El auditor recibe el enlace al registro, no una copia.
2. Doble referencia. Cada registro lleva dos campos de metadatos: el numeral de ISO 9001 y la política del MIPG.
3. Responsable y fecha de revisión. Cada evidencia tiene un dueño y una vigencia visibles.
4. Control de versiones. El auditor ve la versión vigente; las anteriores se conservan según la tabla de retención documental, de acuerdo con el artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
5. Una vista por marco. El auditor de ISO 9001 y el evaluador del MIPG aplican filtros distintos sobre los mismos registros.

Un mapa de procesos y procedimientos bien caracterizado fija qué evidencia produce cada proceso. Una gestión documental con tablas de retención define cuánto tiempo se conserva y quién la consulta.

Quién es dueño de la evidencia compartida

La evidencia pertenece al proceso que la genera. El área de calidad y la oficina de control interno la consultan, la evalúan y la citan en sus informes, pero no mantienen una copia propia. Esa regla se escribe en el procedimiento de control de información documentada, para que no dependa de las personas que hoy ocupan los cargos.

Qué cambia con la edición 2026 de ISO 9001

ISO publicó la edición 2026 de ISO 9001 el 16 de septiembre de 2026, y esta sustituye a la de 2015. Las organizaciones certificadas tienen un período de transición previsto en tres años, que confirmarán el Foro Internacional de Acreditación (IAF) y los organismos de acreditación.

Para el mapeo, el efecto es concreto. El numeral 6.1 se subdivide en la nueva edición, y el numeral 5.1 incorpora la cultura de calidad y el comportamiento ético. Este último punto podría abrir un solapamiento nuevo con la política de Integridad del MIPG y también con el PTEP (Programa de Transparencia y Ética Pública). Con doble referencia en los metadatos, la entidad actualiza el campo del numeral y la evidencia permanece donde está.

Qué hacer esta semana

1. Tome diez evidencias que hoy guarda por separado para ISO 9001 y para el MIPG, y compruebe si son el mismo registro con dos nombres.
2. Agregue al listado maestro de documentos dos campos: numeral de ISO 9001 y política del MIPG.
3. Pregunte a su organismo de certificación qué plazo de transición a la edición 2026 aplica a su ciclo de certificación.

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